Tietosuojaseloste

Tietosuoja taloyhtiössä

 

Tietosuojalainsäädännön uudistus tulee voimaan 25.5.2018. Kyseessä on EU:n yleinen tietosuoja-asetus, joka on nimeltään Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/679, luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta, tuttavallisemmin GDPR. Uudistuksen tavoitteena on luoda koko EU:n alueelle yhteinen ja kattava tietosuojajärjestelmä. Asetuksen tarkoituksena on lisätä henkilötietojen käsittelyn avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä.

 

Taloyhtiöillä on tarve käsitellä henkilötietoja täyttääkseen laista johtuvat velvollisuutensa ja pyörittääkseen omaa toimintaansa. Tietosuoja-asetus koskee näin ollen myös taloyhtiöitä.

 

Isännöintiyrityksessä käsitellään seuraavia taloyhtiöiden keräämiä henkilötietoja ja rekisteröityjen ryhmiä:

  • Osakeluettelo: omistajan nimi ja postiosoite, luonnollisen henkilön syntymäaika, mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).
  • Muutostyörekisteri: osakkaan nimi, osoite, sähköpostisoite ja puhelinnumero, mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot, työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
  • Asukasluettelo: asukkaan nimi, syntymäaika tai henkilötunnus, jos rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää rekisteröidyn tai rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi (esimerkiksi perintä), osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, muut hallinnon hoidon kannalta välttämättömät henkilötiedot.
  • Mahdollinen tallentava valvontakamera/sähköinen kulunvalvonta/muu henkilörekisteri (sähköinen tiedotuskanava).
  • Palkka ja palkkiotiedot (hallitus, talonmiehet/pienurakat): nimi, osoite, henkilötunnus ja kaikki palkkion/palkan maksatukseen liittyvät tiedot.
  • Avainrekisteri: avaimen kuittaajan nimi, osoite, yritys, puhelinnumero.

 

Osakeluettelon pitäminen ja velvollisuus kerätä tietoja osakkaiden tekemistä muutostöistä (muutostyörekisteri) perustuvat asunto-osakeyhtiölakiin.

 

Kerätyt henkilötiedot saadaan yhtiöiden osakkailta ja asukkailta itseltään ja niitä voidaan lisäksi päivittää viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta, millä varmistetaan rekistereissä olevan tiedon ajantasaisuus. 

 

Henkilötietoihin on pääsy yhtiön isännöintiyrityksellä, hallituksella, toiminnantarkastajalla ja/tai tilintarkastajalla sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämillä palveluntarjoajilla, kuten huolto- ja perintäyhtiöllä ja urakoitsijoilla omien tehtäviensä hoitamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Tallentavan valvontakameran sekä sähköisen kulunvalvonnan henkilötietoja voivat tarkastella vain esitutkintaviranomaiset.  Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä ja saadut tiedot pidetään salassa.

 

Yhtiön tiedossa olevat henkilötiedot suojataan asianmukaisesti ja tätä edellytetään myös omilta alihankkijoilta, joille tietoa luovutetaan. Käytännössä taloyhtiön käsittelemät henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voidaan turvata riittävän tietoturvatason toteutuminen. Paperiset asiakirjat säilytetään paloturvallisessa ja lukitussa tilassa.

 

Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvataan kaikille rekisteröidyille.

 

Asunto-osakeyhtiön henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä Talohallinta Oy:n asiakaspalveluun p. 09 5860 050 tai haaga@talohallinta.fi.

Verkkosivumme käyttää evästeitä saadaksesi parhaan käyttökokemuksen. Jatkaessasi sivuston käyttöä hyväksyt evästeet. Lue lisää